iBabs - Marktleider op het gebied van papierloos vergaderen

Papierloos vergaderen met iBabs

Simpel plannen

Het wordt u al makkelijk gemaakt vanaf de start. iBabs biedt namelijk een overzichtelijke en geautomatiseerde agenda die naadloos aansluit op uw agendaprogramma. Door het aanmaken van templates kunt u eenvoudig terugkerende vergaderingen invoeren. De benodigde documenten zijn op elk moment aan de agendapunten te koppelen en worden automatisch in PDF omgezet. Deze stukken zijn vervolgens simpel voor de juiste personen te autoriseren.

Eenvoudig voorbereiden

De stapel papieren die u normaal gesproken door moet spitten, maakt plaats voor uw tablet. Alles wat u nodig heeft om de vergadering voor te bereiden, staat immers bij het juiste agendapunt. U kunt hier zelf documenten en aantekeningen aan toevoegen, deze aantekeningen zijn persoonlijk maar kunt u ook delen met collega’s. Een pak papier met geeltjes ertussen is hiermee verleden tijd. U scrolt gewoonweg door de stukken heen of u gebruikt de zoekfunctie. Met iBabs werkt u dus veel efficiënter: een vergadering voorbereiden kan op elk moment en waar u maar bent, met of zonder internet verbinding.

Soepel vergaderen

Met iBabs bent u dus minder tijd kwijt aan de voorbereiding én de samenwerking met collega’s wordt vergemakkelijkt. Vergaderingen gaan puur over de inhoud. Tijdens het vergaderen kunnen actiepunten direct op naam worden gezet en alle besluiten kunt u direct registreren. Wanneer u de deur achter u dichttrekt, hoeft er niets meer uitgewerkt te worden. De gemaakte afspraken en besluiten zijn direct voor iedereen beschikbaar en altijd na te lezen.

Snel beginnen

Of u nu een tablet of laptop gebruikt, iBabs is platform onafhankelijk en is zo gebruiksvriendelijk dat u zonder hulp van IT meteen aan de slag kunt. Omdat iBabs draait in een volledig gecertificeerde datacenter in Europa hoeft u zelf niets te installeren. Met onze vliegende start bent u in een dag klaar om te starten met iBabs!

Effectief papierloos vergaderen

Volgens beproefd concept
De basis voor iBabs is gelegd in 1999. We ontwikkelden toen ons succesvolle bestuurlijk activiteitenbewakingssysteem. Inmiddels gebruiken Nederlandse ministeries, waterschappen, provincies en gemeenten dit systeem nu al meer dan 15 jaar. Het is uitgegroeid tot een volwassen en beproefd vergadersysteem dat is gebouwd op een stevig fundament van jarenlange kennis en ervaring in bestuurlijke processen.

Ook over de vertaling naar mobiele apparaten zijn de gebruikers tevreden; iBabs is niet voor niets marktleider op het gebied van papierloos vergaderen.

Effectief papierloos vergaderen
Waarom is onze app zo’n succes? Met iBabs vergadert u effectief en efficiënt. Dus geen stapels dossiers meer in vergaderzaal, maar voor iedereen een tablet of laptop met daarop alle agendapunten, achterliggende besluitvormingsprocessen, afspraken, onderliggende stukken, audio- en videofragmenten en persoonlijke aantekeningen en documenten. We richten iBabs op maat in voor uw organisatie en we stellen het systeem beschikbaar op basis van autorisaties per medewerker.

Altijd op de hoogte
Met iBabs kunt u terugzoeken in oude vergaderingen, de actuele stand van zaken rond moties bekijken en annotaties maken op de stukken. U kunt zelfs offline documenten raadplegen en annoteren. Zodra er weer verbinding met internet is, synchroniseert het systeem de aantekeningen automatisch met onze server.

Uw documenten zijn altijd veilig
iBabs draait dus niet bij u op locatie, maar vanuit ons beveiligde datacenter. Deze SaaS-oplossing betekent een minimale belasting voor uw IT-afdeling. Op verzoek is iBabs ook in uw eigen rekencentrum te installeren.

Beschikbaar voor elk platform
iBabs is op dit moment beschikbaar voor alle apparaten en voor tablets heeft iBabs apps voor Android, iOs (iPad) en Windows 8. Een uitrol naar nieuwe besturingssystemen kunnen we snel realiseren en daarmee garanderen we ook in de toekomst een platform onafhankelijke oplossing voor papierloos vergaderen.

Eenvoudig en gebruiksvriendelijk
iBabs is de afgelopen jaren samen met gebruikers ontwikkeld. Wij bieden ondersteuning aan alle medewerkers en voor alle overlegvormen. Alle functionaliteiten die een medewerker nodig heeft voor zijn/haar werkzaamheden zijn aanwezig. iBabs is eenvoudig in te zetten en werkt zeer gebruiksvriendelijk.

Eigentijdse verslaglegging
iBabs maakt het mogelijk om een audio- of videoverslag van een vergadering te maken in combinatie met een actielijst met besluiten. Via één invoerscherm kan de secretaris de audio- en video-opname redigeren en tegelijkertijd per agendapunt moties, amendementen, toezeggingen en actiepunten vastleggen.

Vervolgens staan de audio- of video-uitzending en de moties, amendementen, toezeggingen en actiepunten direct in iBabs. U vindt de juiste fragmenten snel en gemakkelijk op thema, onderwerp, agendapunt en spreker.

Vertrouwelijke stukken
De beheerder van een overleg bepaalt wie wordt uitgenodigd voor een overleg en welke (vertrouwelijke) stukken die gebruiker wel of niet mag inzien.

Notificatie>s
Zodra er nieuwe agenda’s of vergaderstukken zijn toegevoegd, krijgt de gebruiker automatisch een (push) notificatie. De ontvanger van het bericht kan dan direct doorklikken naar de nieuwe agenda of de nieuwe vergaderstukken.

Eenvoudige voorbereiding
iBabs maakt het voorbereiden van vergaderingen stukken eenvoudiger. De secretaris kan een vergadering inplannen via iBabs, maar ook via andere toepassingen zoals MS Outlook, Lotus of iCal.

Het voordeel van iBabs is dat u kunt werken met templates en zo automatisch relevante gegevens, zoals vaste agendapunten, vaste deelnemers, locatie, voorzitter en de begintijd invoert. De secretaris kan de agendapunten inclusief documenten en aantekeningen ook verplaatsen of kopiëren naar een andere agenda. iBabs zorgt ervoor dat alle bijlagen van een overleg automatisch geconverteerd worden naar PDF.

Hamer- of bespreekstuk?
Om nog efficiënter om te gaan met de tijd is het mogelijk om vooraf of tijdens een vergadering aan te geven of u het stuk een bespreek- of hamerstuk vindt. Mochten alle genodigden het stuk een hamerstuk vinden, dan kan het direct in de vergadering afgehamerd worden.

Persoonlijke documenten
Wilt u persoonlijke documenten meenemen, raadplegen en/of delen? Sleep deze documenten of een hele map naar iBabs en ze worden automatisch gesynchroniseerd. Vanaf dat moment vindt u ze terug op de iBabs-server en al uw mobiele apparaten. Vervolgens kunt u ze van daaruit met één druk op de knop delen met collega’s.

Duidelijkheid over de planning
Tijdens de besluitvorming moeten verschillende organisatieonderdelen stukken aanleveren. iBabs berekent hier op basis van de planning automatisch de deadlines voor uit. Zo weten alle stellers precies wanneer ze hun stukken aan moeten leveren.

Automatisch op de agenda
Heeft de steller zijn stuk klaar? Dan kan hij dat aanbieden aan een gremium. De stukken worden dan automatisch toegevoegd aan de agenda. Het voordeel hiervan is dat bestuursondersteuning bij de start van het agenderen alle informatie direct op één scherm heeft. Het is dus niet langer nodig om alle stukken te verzamelen via DMS, e-mail of scanner. Dit scheelt veel tijd én voorkomt dat er stukken ontbreken.

Vlotte voortgang van de parafering
Bij het indienen van de stukken geeft de steller aan wie ze moet paraferen. Deze aangewezen functionarissen krijgen vervolgens automatisch een notificatie. Zij kunnen dan op elk device inloggen en de stukken voorzien van opmerkingen. De steller ontvangt deze opmerkingen en zodra een stuk akkoord is, wordt het naar de volgende gremium gestuurd. Hij of zij blijft zo constant op de hoogte van de voortgang van de parafering.

Direct overzicht van alle actiepunten
Tijdens een overleg kan de secretaris per agendapunt notuleren, actiepunten registeren, toewijzen en het besluit registeren. De secretaris kan de actiepunten direct aan de eigenaar toewijzen zodat die ze nog voor het einde van de vergadering in zijn to-do overzicht ziet staan. Aan het eind van de vergadering genereert de secretaris met één druk op de knop de notulen, de besluiten en/of de lijst met actiepunten.

De meerwaarde van digitale ondersteuning
iBabs kan zorgen voor de digitale ondersteuning van uw gehele bestuurlijke besluitvorming. Deze ondersteuning bespaart u tijd én zorgt ervoor dat u goed op de hoogte bent van de processen en de vorderingen.

Klaar voor iBabs?

iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!

Meer over Papierloos vergaderen

Dit moet je zien! Ons nieuwe iBabs vergadermagazine!

Dit moet je zien! Ons nieuwe iBabs vergadermagazine! Vorig jaar introduceerden we ons eerste iBabs vergadermagazine. Zover we weten, was dit het eerste magazine in Nederland dat dat zich specifiek...

Verder lezen...

Vergaderen? There is an app for that!

Vergaderen? There is an app for that! Je kent vast wel de slogan van Apple: There’s an app for that. Hiermee introduceerde het softwarebedrijf in 2019 de iPhone 3G. Die...

Verder lezen...

5 tips voor een 5-sterren vergadering

5 Tips voor een 5-sterren vergadering Wie leest ze niet: reviews op vergelijkingssites zoals Trivago, Booking, The Fork of Kieskeurig. Ze vertellen je waar je de beste hotels en restaurants...

Verder lezen...

Internationaal vergaderen: 4 opvallende cultuurverschillen

Internationaal vergaderen: 4 opvallende cultuurverschillen Vergaderen met Duitsers, Japanners of Fransozen gaat vaak net iets anders dan jezelf gewend bent. Elke cultuur heeft zo zijn eigen vergadergewoontes en ongeschreven...

Verder lezen...

Contact

Meer weten over iBabs? We helpen je graag verder!